Нестандартні ситуації з відпускними: приклади розрахунку

Усі знають стандартні правила розрахунку відпускних. Але що робити, коли ситуація виходить за межі звичайного сценарію? У практиці бухгалтера трапляються випадки, які в Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженому постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі ― Порядок № 100), не описані однозначно. Розглянемо п’ять нетипових прикладів, щоб допомогти вам ухвалювати правильні рішення в подібних випадках. 

1. Відпустка за поточний та минулі робочі роки

Коли надаєте працівникові відпустку, що він заробив до 31.12.2023 та після 01.01.2024, не потрібно рахувати дві середні зарплати для обчислення відпускних. Незалежно від того, за який робочий рік надаєте відпустку, визначайте розрахунковий період на основі останніх 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки, або меншої кількості місяців.

У Порядку № 100 є правило: компенсацію за невикористані дні відпустки, набуті за періоди до 31.12.2023, слід обчислювати з виплат, нарахованих за місяці 2023 року. Але воно стосується винятково компенсації за невикористану відпустку, а не розрахунку відпускних.

Це співзвучно з висновками Мінекономіки (лист від 24.05.2023 № 4707-05/23798-09): порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як поточних. Середню заробітну плату для розрахунку відпускних (як поточних, так і за минулі роки) визначайте на основі виплат за останніх 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю початку відпустки.

Однак є ситуація, коли все-таки доведеться обчислити дві середні зарплати: коли працівник бере дві відпустки поспіль і їх початки припадають на різні місяці.

Розрахунковий період для обчислення середньої зарплати за час відпустки залежить не від дати видання наказу та кількості цих наказів, а від того, в якому саме календарному місяці згідно з наказом надаєте працівникові відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 26.10.2016 № 1475/13/84-16). Тому якщо початок відпусток припадає на різні місяці, визначте дві середні зарплати.

Так само дійте, коли надаєте працівникові щорічні відпустки різних видів. Наприклад, основну й додаткову. Адже тут так само по суті маєте дві різні щорічні відпустки. Якщо їх початок припадає на різні місяці, середньоденну зарплату для обчислення відпускних обчисліть на основі різних розрахункових періодів.

2. Немає повного відпрацьованого місяця

Якщо перед відпусткою працівник не відпрацював жодного повного місяця, відпускні обчисліть на основі його окладу або тарифної ставки (абз. 3 п. 4 Порядку № 100). Перш за все, впевніться, що оклад (тарифна ставка) перевищує мінзарплату. Якщо ні — середню зарплату для відпускних рахуйте з мінімалки.

Розмір показників беріть той, що встановлений на момент розрахунку (див. лист Мінекономіки від 03.01.2024 № 4707-05/572-09), у т. ч. й мінзарплату.

Якщо прийняли працівника на роботу не з першого числа місяця, проте цей день є першим робочим днем місяця, включіть цей місяць до розрахункового періоду як повний місяць (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

3. У розрахунковому періоді не було заробітку

Працівник іде у відпустку, але в його розрахунковому періоді не було заробітку. Така ситуація можлива, наприклад, коли працівник перебував у довготривалій відпустці за свій рахунок (для догляду за дитиною до трьох років) або з ним призупинили трудовий договір тощо.

У цій ситуації керуймося нормами абзацу третього пункту 4 Порядку № 100:

Розмір окладу (ставки) порівняйте із розміром мінзарплати, чинної на дату розрахунку. Так само в ситуації з посадовим окладом — орієнтуйтеся на час розрахунку середньої зарплати.